Как получить выписку из электронной трудовой книжки и исправить неверную запись

Выписка понадобилась для нового работодателя, но в строке об увольнении стоит неверная дата. Такую ошибку нельзя исправить, отредактировав скачанный файл: сведения хранятся в информационной системе Социального фонда России и поступают туда от работодателей. Работнику сначала нужно получить документ, определить источник неточности, а затем направить заявление тому, кто может изменить исходные данные.

Что показывает выписка и почему записей может не быть

Электронная трудовая книжка — привычное название сведений о трудовой деятельности. В них отражаются приём на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение и некоторые другие кадровые события. Форма СТД-СФР содержит данные из информационных ресурсов Социального фонда, а форма СТД-Р — сведения, которые выдаёт работодатель за время работы у него. Это разные источники; сравнение двух документов иногда сразу позволяет понять, на каком этапе возникла ошибка.

Электронный учёт кадровых событий ведётся с 2020 года. Если человек отказался от дальнейшего ведения бумажной книжки, её всё равно нужно хранить: в ней остаются сведения о прежних периодах работы. Данные о работе до 2020 года не обязательно включаются в СТД-СФР автоматически. Поэтому отсутствие старой записи ещё не доказывает, что стаж потерян. Не стоит также искать в выписке сумму страховых взносов или пенсионные коэффициенты — для проверки индивидуального лицевого счёта СФР выдаёт отдельный документ.

Сведения формируются и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку: работодатель передаёт информацию о кадровых мероприятиях в СФР независимо от выбора работника. А человеку, впервые устроившемуся на работу после начала 2021 года, бумажную трудовую книжку уже не заводят. В обоих случаях выписка помогает сверить даты и формулировки с кадровыми документами.

Получить документ без визита или на бумаге

Самый быстрый путь для большинства работников — запросить сведения о трудовой деятельности на Госуслугах, войдя в подтверждённую учётную запись. В каталоге услуг нужно найти выписку из электронной трудовой книжки, отправить запрос и сохранить сформированный электронный документ. Для передачи работодателю лучше использовать исходный файл с электронной подписью, а не снимок экрана: по изображению нельзя проверить подлинность документа так же, как по подписанному файлу.

Если электронный вариант неудобен, можно обратиться в клиентскую службу СФР или многофункциональный центр и получить сведения на бумаге. При личном обращении понадобится документ, удостоверяющий личность; порядок приёма и часы работы стоит уточнить заранее. Право на получение сведений действует по всей стране, но порядок записи и выдачи документов зависит от места обращения.

Есть и третий вариант — запрос работодателю. Он выдаёт форму СТД-Р за период работы именно у него. Если бумажная книжка не ведётся, работодатель должен предоставить сведения не позднее трёх рабочих дней после подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора. В заявлении указывают способ выдачи: на бумаге либо в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью, если она есть у работодателя. Заявление можно передать на бумаге или по электронной почте в порядке, установленном работодателем.

Важно: СТД-Р от нынешнего работодателя не заменяет выписку СТД-СФР за весь отражённый в системе период. Распечатка электронного файла без проверки подписи не становится автоматически равнозначной заверенному бумажному документу. Перед отправкой сведений уточните, какой формат нужен получателю.

Нашли неверную дату или не обнаружили запись о переводе

Начните с сопоставления выписки с трудовым договором, приказом, дополнительным соглашением, бумажной книжкой и документом об увольнении. Укажите, в чём ошибка: в дате, должности, названии работодателя, основании увольнения. Если запись о событии отсутствует, отметьте это отдельно. Так в заявлении будут конкретные сведения, а не общее сообщение «в книжке ошибка».

По статье 66.1 Трудового кодекса работодатель обязан по письменному заявлению работника исправить или дополнить неверные либо неполные сведения о трудовой деятельности и передать их в СФР. Поэтому при ошибке в записи конкретной организации прежде всего обратитесь к ней. В заявлении назовите событие и верные данные, приложите копии подтверждающих документов и сохраните доказательство передачи обращения. Нынешний работодатель не исправляет автоматически сведения за прежнюю компанию: запрос следует адресовать тому, кто передал неточные данные.

Если связаться с прежним работодателем трудно либо требуется добавить сведения о периодах работы из бумажной книжки, можно обратиться в СФР. На Госуслугах доступна услуга корректировки индивидуального лицевого счёта и электронной трудовой книжки; заявление также принимают клиентские службы фонда. В зависимости от случая выбирают дополнение сведений из бумажной книжки или исправление данных о периодах работы и прикладывают документы. Фонд проверит основания и при необходимости запросит недостающую информацию. Сама подача заявления не означает, что любая указанная в нём дата будет внесена без подтверждения.

Набор подтверждающих документов зависит от периода и характера ошибки. К заявлению может потребоваться приложить:

• титульный лист и страницы бумажной трудовой книжки с нужными записями;
• трудовой договор, приказы о приёме, переводе или увольнении;
• справку работодателя либо архивный документ;
• первичную выписку, в которой обнаружена неверная строка.

Если документы не сохранились, в СФР подскажут, какие сведения можно запросить у работодателя либо в архиве. Когда ошибка касается не кадрового события, а страхового стажа или взносов, проверяйте уже индивидуальный лицевой счёт: это отдельный предмет корректировки.

Когда стоит запросить выписку повторно

После ответа работодателя или СФР получите новую выписку СТД-СФР и сравните нужную строку с первичной выпиской. Запись о кадровом событии появляется в системе после передачи сведений работодателем и их обработки. Исправленный внутренний приказ сам по себе ещё не доказывает, что данные обновились в информационных ресурсах фонда. Если сведения остались прежними, обращайтесь повторно, приложив ответ и подтверждающие документы.

Выписку разумно проверять после смены работы, перевода и перед подачей документов, в которых важны точные даты занятости. Удобно хранить вместе бумажную трудовую книжку со сведениями о ранних периодах работы и копии документов об увольнении. Тогда при обнаружении спорной записи будет проще определить, какой период нужно подтвердить, у кого запрашивать исправление и как проверить результат по новой выписке.